Das deutsche Steuerrecht ist für Laien nicht einfach zu durchschauen. Das Thema Werbeartikel versteuern macht da keine Ausnahme. Werbegeschenke Compliance einzuhalten, ist im Prinzip ganz einfach. Die magische Zahl heißt 10. Kostet ein Geschenk weniger als 10 Euro, gilt es als Streuwerbeartikel. Diese Art der Werbegeschenke müssen nicht versteuert werden – weder vom Schenkenden noch dem Beschenkten.
Unterschiedliche Freigrenzen beachten
Die beiden wichtigen Regelungen im EStG, dem Einkommenssteuergesetz, für Geschenke sind § 37 b EStG und § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG. Sie legen fest, wie Werbegeschenke versteuert werden müssen. Vereinfacht ausgedrückt gilt: Die Freigrenze für Werbegeschenke liegt für Geschäftspartner bei 35 Euro im Jahr, für Mitarbeiter bei 60 Euro im Jahr.
Kosten die Werbeartikel mehr, gelten sie nicht mehr als steuermindernde Betriebsausgaben. Stattdessen wertet sie das Finanzamt als Entnahme aus dem Betriebsvermögen. Diese Ausgaben müssen Sie zunächst als Gewinn versteuern.
Berechtigt zum Abzug der Vorsteuer?
Wichtig ist bei der Feststellung des Werts eines Geschenks, ob Sie als Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt sind. Falls ja, wird die Umsatzsteuer von 19 % nicht auf den Wert des Geschenks angerechnet. Falls nein, müssen Sie die Umsatzsteuer zum Wert des Geschenks dazuzählen.
Werbegeschenke versteuern: Magische 10 Euro Grenze
Als Firmeninhaber vereinfachen Sie die Werbegeschenke Compliance enorm, wenn Sie auf kleine Geschenke setzen. Werbeartikel versteuern ist einfach, wenn das Geschenk weniger als 10 Euro kostet. Beachten Sie bei der Berechnung des Werts jedoch, ob die Umsatzsteuer dazu zählt oder nicht.
Werbetassen, Schreibgeräte oder USB-Sticks mit Firmenaufdruck kosten in der Regel weniger als 10 Euro. Das bedeutet, das Finanzamt zählt sie zu den sogenannten Streuwerbeartikeln. Der Gesetzgeber versteht darunter Werbemittel, die durch eine breite Streuung zahlreiche Menschen erreichen. Ziel dieser Streuartikel ist es, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens steigern.
Im Gegensatz zu teuren Werbegeschenken, müssen Firmen die Empfänger dieser Werbegeschenke nicht notieren. Sie können sie jederzeit überreichen – ohne dass Sie oder der Beschenkte irgendetwas den Finanzbehörden mitteilen müssen.
Ebenso einfach ist die Buchhaltung der Streuwerbeartikel. Sie verbuchen die Ausgaben für diese Werbegeschenke beim DATEV-Kontenplan SKR 03 auf das Konto Streuartikel 4605. Beim DATEV-Kontenplan SKR 04 lautet das Konto 6605. Weiteres Bonbon: Die Kosten für Streuwerbeartikel können Sie komplett als Betriebsausgabe von den Steuern absetzen.
Mehrere Werbegeschenke unter der Grenze?
Besonders erfreulich ist, dass sich der Wert verschiedener Aufmerksamkeiten nicht addiert. Für das Finanzamt ist der Anschaffungspreis eines Werbeartikels entscheidend. Liegt er unter der Grenze von 10 Euro, können Sie Geschäftspartnern und Mitarbeitern mehrere Artikel auf einmal schenken.
Das bedeutet konkret für Werbetassen: Kostet eine Tasse weniger als 10 Euro – was bei kaffeebecher24.de in der Regel der Fall ist – können Sie problemlos ein Set von 6 Tassen überreichen. Weder Sie als Schenkender noch der Beschenkte haben irgendeine Verpflichtung, diese Aufmerksamkeit dem zuständigen Finanzbeamten zu melden.
Was passiert bei Werbegeschenken?
Etwas komplizierter wird es, wenn ein Werbegeschenk zwischen 10 und 35 Euro kostet. In diesem Fall muss der Beschenkte den Warenwert im Prinzip versteuern. Der Schenkende muss deshalb Namen und Adresse aller Personen festhalten, die in den Genuss dieses Geschenks kommen.
Allerdings macht das in der Praxis kaum jemand. Hand aufs Herz: Was würden Sie von einem Geschäftspartner halten, für dessen Werbegeschenk Sie Steuern zahlen müssen? Deshalb ist es üblich, dass der schenkende Unternehmer für diese Artikel eine Pauschalsteuer von 30 % bezahlt. Dazu kommen noch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer – frei nach dem Motto „wenn schon, denn schon“.
Diese Pauschalsteuer ist übrigens nur möglich, wenn der Wert der Werbegeschenke an einen Beschenkten 10.000 Euro im Jahr nicht übersteigt. Die Ausgaben für diese Geschenke gelten als Betriebsausgaben. Wichtig: Zum Wert des Geschenks zählen die übernommenen Pauschalsteuern hinzu. Achten Sie deshalb darauf, dass die Grenze von 35 Euro nicht überschritten wird.
Ausnahme: Geschenke für den Beruf
Wie immer gibt es Ausnahmen bei dieser Regel. Der Grundsatz lautet hier: Sie schenken einem Geschäftsfreund Gegenstände, die er nur für seinen Beruf nutzen kann. Das wäre beispielsweise Spezialwerkzeug für einen Mechaniker oder ein Arztkoffer für einen Mediziner. In diesem Fall spielt die 35-Euro-Grenze keine Rolle. Sie können die Kosten für berufsbezogene Geschenke als Betriebsausgaben geltend machen.
Werbegeschenke Compliance bei Mitarbeitern
Bei Ihren Mitarbeitern dürfen Sie sich ein bisschen großzügiger zeigen. Hier erlaubt Ihnen der Gesetzgeber Geschenke bis zum Wert von 60 Euro. Auch dabei ist es übliche Praxis, dass ein Unternehmen dafür die Pauschalsteuer bezahlt. Dabei gilt zu beachten: Die Firma übernimmt die Pauschalsteuer für alle Geschenke an einem Mitarbeiter innerhalb eines Wirtschaftsjahres.
Für Mitarbeiter gilt jedoch noch eine andere Regelung. Sachgeschenke und Gutscheine bis zu 44 Euro im Monat sind steuerfrei. Diese Regelung heißt kleine Sachbezugsfreigrenze und ist im § 8 Abs. 2 Satz 11 EstG festgeschrieben.
Die Großzügigkeit des Gesetzgebers erstreckt sich auch auf besondere Anlässe. Unternehmer können Ihren Mitarbeitern bei Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes oder Jubiläum der Betriebszugehörigkeit ein Sachgeschenk im Wert von 40 Euro überreichen.
Was tun bei teuren Geschenken?
Sie möchten zu Weihnachten klotzen, statt kleckern und bei Ihren Geschäftspartnern richtig Eindruck schinden? Übersteigt der Wert eines Geschenks die Freigrenze von 35 Euro, muss der Beschenkte das Geschenk versteuern.
Das möchten Unternehmen in der Regel vermeiden. Deshalb räumt auch hier der Gesetzgeber die Möglichkeit ein, für ein teures Geschenk die 30 % Pauschalsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu übernehmen. Sicherheitshalber sollten Sie Ihren Geschäftsfreunden jedoch mitteilen, dass die Steuer bereits bezahlt ist.
Außerdem empfiehlt es sich, ein Bild des Präsents gemeinsam mit der Rechnung aufzubewahren. Das ist wichtig für mögliche Streitereien mit dem Finanzamt. Der Grund: Die Beweislast liegt in Steuerfragen immer beim Schenkenden.
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